Zapier IFTTT Make를 활용한 자동화 워크플로우 구축법

Zapier IFTTT Make를 활용한 자동화 워크플로우 구축법을 알아보겠다.

Zapier IFTTT Make는 각각 비즈니스·개인·고급 자동화에 특화된 플랫폼으로, 앱과 데이터 흐름을 연결해 반복 업무를 자동화하는 핵심 도구들이다.
정확한 업무 진단과 구조적 설계 원칙을 적용하면 이메일·문서·프로젝트·데이터 업무까지 모두 자동화된 워크플로우로 전환해 생산성을 극대화할 수 있다.

 

 

 

1. 자동화 플랫폼의 이해 — Zapier IFTTT Make의 역할과 개념(Automation Platform Overview)

업무 자동화는 단순히 반복 작업을 줄이는 수준을 넘어, 앱과 앱 사이에 자연스러운 정보 흐름을 만들어 업무 프로세스를 자동화하는 기술이다. 그런데 대부분의 앱은 서로 기본적인 연동만 제공하며, 복잡한 조건 처리나 다단계 흐름은 지원하지 않는다. 이 간극을 메워주는 도구가 바로 Zapier, IFTTT, Make(구 Integromat) 같은 자동화 플랫폼이다.
이 세 도구는 각기 다른 강점이 있지만 공통적으로 “Trigger(트리거)” + “Action(액션)” 구조로 작동한다. 즉, 어떤 앱에서 특정 상황이 발생하면(예: 이메일 도착, 새로운 파일 업로드), 다른 앱에서 자동으로 대응 작업을 실행한다(예: 태스크 생성, 알림 전송). 이 구조는 코드 없이 개발자처럼 자동화 흐름을 만들 수 있게 해주는 강력한 장점이 있다.
Zapier는 가장 많은 앱 연동을 지원하며 비즈니스 자동화에 강하다. IFTTT는 가벼운 개인용 자동화에 특화되어 있으며, IoT와 스마트폰 기능 연동에 강점이 있다. Make는 복잡한 다단계 자동화, 조건 분기, 데이터 변환에 매우 강해 “비개발자를 위한 프로급 자동화 도구”로 불린다.
이러한 도구를 제대로 활용하면 이메일·문서·협업 툴·캘린더·파일 관리·고객 대응·데이터 수집·보고서 생성 등 수십 가지 업무를 자동화할 수 있다. 자동화의 핵심은 단순히 기능을 아는 것이 아니라, 업무 흐름을 하나의 시스템으로 바라보고, 정보 흐름을 스스로 설계하는 능력이다. 이 글에서는 실제 업무에서 바로 적용할 수 있는 자동화 워크플로우 설계법과 실전 사례를 중심으로 설명한다.

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2. Zapier 자동화 — 비즈니스 업무 시스템의 중심 허브 구축(Zapier Workflow Engineering) 워크플로우 구축법

Zapier는 가장 넓은 생태계를 가진 자동화 플랫폼으로, 6,000개 이상의 앱을 연동할 수 있다. 특히 기업 업무에서 가장 많이 사용되는 이메일, 구글 워크스페이스, 슬랙, 노션, 허브스팟, 세일즈포스, 에어테이블 등과 강력하게 연결된다. Zapier의 가장 큰 강점은 안정성, 기업용 기능, 그리고 단순하면서도 강력한 조건 처리다.
Zapier 자동화의 기본 구성은 Zap(자프)이며, Zap은 Trigger + Action + (조건 필터·포맷 변환 등)으로 이루어진다. 예를 들어 다음과 같은 자동화를 구성할 수 있다:

① 이메일 업무 자동화

• Gmail에서 특정 레이블이 붙은 메일 → Notion 태스크로 자동 생성
• 고객 문의 이메일 → 슬랙 알림 + CRM에 자동 등록
• 첨부파일 자동 저장 → Google Drive/Dropbox에 폴더별로 자동 정리

② 문서 기반 자동화

• Google Form 제출 → Google Docs 보고서 자동 생성
• Google Sheet의 새 행 추가 → 이메일 자동 발송

③ CRM·마케팅 자동화

• 신규 리드 등록 → 세일즈 담당자에게 슬랙 알림
• 구매 발생 → 고객 DB 업데이트 → 자동 영수증 발행

④ 프로젝트 관리 자동화

• Trello 카드 이동 → Notion 프로젝트 상태 자동 변경
• Google Calendar 일정 생성 → Todoist에 할 일 자동 생성

Zapier의 Paths 기능을 사용하면 조건별 분기가 가능해, “조건에 따라 서로 다른 앱에서 다른 작업”을 실행할 수 있다. 또한 Formatter 기능으로 날짜 변환, 텍스트 정제, 숫자 계산 등을 자동 처리할 수 있어 복잡한 업무 흐름을 정교하게 설계할 수 있다.
Zapier는 복잡한 자동화보다는 안정적이고 넓은 연동 범위를 활용해 회사 전체의 자동화 허브 역할을 수행하기에 최적화되어 있다.

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3. IFTTT 자동화 — 개인 사용자와 IoT 중심의 간단 자동화(IFTTT Personal Automation)

IFTTT는 “If This Then That”이라는 이름처럼 가장 직관적인 자동화 서비스를 제공한다. 가볍고 심플하며, 개인 생산성·스마트홈·스마트폰 자동화에서 강력한 기능을 발휘한다.
특히 IFTTT는 Zapier보다 IoT 기기 연동에 강한데, 필립스 휴, 스마트 플러그, 로봇 청소기, 워치, 스마트폰 센서(위치, 시간, 배터리) 등과 연결할 수 있다. 업무 자동화 측면에서도 다음과 같은 활용이 가능하다.

① 스마트폰 기반 자동화

• 특정 위치에 도착하면(회사·회의실) 슬랙 상태 자동 변경
• 전화 착신 시 자동으로 회의 일정 생성
• 스크린샷 촬영 시 자동으로 Google Drive 업로드

② 소셜 미디어 자동화

• 인스타 게시물 → 트위터/페이스북 자동 업로드
• 유튜브 업로드 → 여러 플랫폼에 동시에 공유

③ 개인 기록 자동화

• 체중계·헬스 앱 데이터 → 스프레드시트 자동 기록
• 날씨 변화 → 알림 또는 일정 자동 생성

④ 스마트홈 + 업무 연동

• 회의 시작 시간 → 방 조명 자동 조절
• 재택 근무 시작 시 → 집중 모드 자동 활성화(알림 차단)

IFTTT의 강점은 자동화에 입문하기 매우 쉽고, 개인 디지털 루틴을 자동화하는 데 최적화되어 있다는 점이다. 큰 기업 업무 자동화에는 한계가 있지만, 개인 생산성 시스템에서는 가장 효율적이고 직관적인 자동화 툴이다.

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4. Make(Integromat) 자동화 — 복잡한 프로세스를 자동화하는 고급 엔진(Make Advanced Workflow Design)

Make는 자동화 플랫폼 중에서도 가장 강력한 기능을 제공하며, “노코드로도 개발자 수준의 워크플로우 설계”를 가능하게 한다. 데이터 변환, API 호출, 반복 작업, 조건 분기, 루프, 브랜치, 모듈 연결 등 고급 기능을 시각적으로 구현할 수 있어 강력한 자동화가 필요할 때 Make가 가장 많이 사용된다.
Make의 자동화는 Scenario(시나리오)라는 이름으로 구성되며, 시나리오 안에는 여러 모듈(앱·조건·함수)이 흐름으로 연결된다. 예를 들어 다음과 같은 복잡한 자동화를 만들 수 있다:

① 데이터 수집·정리·DB 자동화

• 여러 사이트에서 API로 데이터 수집
• 텍스트 추출 후 정규화
• Notion·Airtable·Google Sheet에 자동 저장
• 중복 데이터 자동 제거

② 보고서 자동 생성

• CRM → Notion 프로젝트 업데이트
• Google Sheet 데이터 분석
• PDF 보고서 자동 생성 → 이메일 전송

③ 팀 협업 자동화

• ClickUp에서 태스크 완료
  → 팀 Slack 알림
  → Google Drive에 문서 저장
  → Notion 프로젝트 상태 업데이트
  → 담당자에게 이메일 발송

④ 고급 조건 기반 자동화

• 조건에 따라 10개 이상의 분기
• 루프 구조로 100개 이상의 데이터 자동 처리
• 특정 기준 충족 시 슬랙, 이메일, 노션 등 다중 알림

Make는 시각적인 흐름 디자인이 가능해, 복잡한 프로세스를 하나의 다이어그램처럼 설계할 수 있다. 데이터 처리 용량과 구조면에서 Zapier보다 훨씬 강력하므로, 자동화를 본격적으로 운영하려는 기업이나 전문가에게 특히 적합하다.

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5. 자동화 워크플로우 구축 전략 — 단계별 설계 가이드(Workflow Architecture Strategy)

Zapier·IFTTT·Make를 잘 사용하려면 도구를 많이 아는 것보다, 자동화 흐름을 시스템적으로 설계하는 능력이 중요하다. 아래는 실제 전문가들이 사용하는 단계별 설계법이다.

① 자동화 목표 정의

• 시간을 줄이려는가?
• 실수를 줄이려는가?
• 팀 협업 효율을 높이려는가?
  목표가 명확해야 도구 선택과 구조 설계가 가능하다.

② 자동화할 업무 추출

7번 글의 “자동화 진단 체크리스트” 활용
→ 반복성, 규칙성, 데이터 기반 업무를 10~20개 도출

③ 자동화 흐름 초안 설계

“어떤 입력 → 어떤 처리 → 어떤 출력” 형태로 흐름 그리기
이 단계에서 종종 앱 통합 방식의 문제가 드러난다.

④ 적합한 도구 선택

• 단순: IFTTT
• 표준 비즈니스: Zapier
• 복잡·대량 데이터: Make

⑤ 파일·데이터 구조 정리

자동화는 데이터 정리가 되어 있어야 안정적으로 작동한다.

⑥ 작은 자동화부터 실행

1~2단계 자동화 → 3단계 → 다단계 자동화로 확장

⑦ 정기 점검(Review & Debugging)

자동화 구조는 살아 있는 시스템이기 때문에
정기적인 점검·수정·최적화가 필요하다.

이 전략을 사용하면 누가 만들어도 안정적이고 지속 가능한 자동화 시스템을 구축할 수 있다.